Vorlage öffentlich - VO/12SV/2014-444

Die Stadtvertretung bestätigt gemäß § 38 Absatz 4, Satz 3 der Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg-Vorpommern die Eilentscheidung des Bürgermeisters vom 21.07.2014 zum Abschluss eines Leasingvertrages und Auftragsvergabe für die Anschaffung von Server- und Netzwerkkomponenten.

Sachverhalt:

Zum 30.09.2014 laufen der Leasingvertrag und der Wartungsvertrag über die Server- und Netzwerkinfrastruktur der IT der Verwaltungsgemeinschaft aus. In den Haushalt 2014 wurden entsprechende Mittel zur Leasingfinanzierung eines neuen Systems eingestellt.

Gemäß der Hauptsatzung der Stadt Grevesmühlen vom 29.10.2012 beschließt die Stadtvertretung über den Abschluss von Leasingverträgen, sofern diese 50.000,- übersteigen sowie über Auftragsvergaben nach der VOL im geschätzten Wert ab ebenfalls 50.000 Euro.

Eine Verlängerung der bestehenden Garantieverträge ist nicht möglich.

Zeitgleich sollen 2 Netzwerkswitche im Haus 1 sowie ein Hauptverteilungsswitch im Serverraum ausgetauscht werden. Der Austausch der Serverarchitektur beinhaltet weiterhin die Datenspeicherung und Datensicherung.

Die Stadtvertretung hat am 13.09.2010 die Fortsetzung der Mitgliedschaft im Zweckverband "Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern" beschlossen. Dieser hat am 20. November 2013 den Beitritt zur Vitako zum 1. Januar 2014 beschlossen. Durch den Beitritt zur Vitako wurde auch der Beitritt zur ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister eG abgeschlossen. Das Geschäftskonzept für ProVitako geht von dem Beschaffungsmodell des Rahmenvertrags aus. Das heißt, die Einkaufskooperation ProVitako bündelt das Nachfragevolumen, schreibt dieses Volumen europaweit aus und auf der Basis des Rahmenvertrags bestellen die jeweiligen Mitglieder der Einkaufskooperation direkt beim gelisteten Lieferanten. Aus diesem Rahmenvertrag können sich die Mitglieder der ProVitako ausschreibungsfrei bedienen, demzufolge auch die Mitglieder des Zweckverbandes Elektronische Verwaltung in Mecklenburg-Vorpommern.

Die Angebotshöhe beträgt 130.680,87 EUR brutto über die Firma Computacenter AG & Co. oHG innerhalb des Rahmenvertrages der ProVitako. Aufgrund des Gesamt-Rahmenvertragsvolumens und der Höhe des Angebotes wäre auch im Rahmen eines Vergabeverfahrens nicht mit einem günstigeren Angebot zu rechnen.

Zur Beschaffung der ausgewählten Komponenten wurde seitens der Kämmerei Angebote für einen Leasingvertrag mit einer Laufzeit von 5 Jahren analog zu den Garantiezeiten und dem Wartungsvertrag eingeholt.

Im Ergebnis eines Angebotsvergleiches der Leasingkonditionen, liefert die CHG-Meridian AG, Karlplatz 7, 10117 Berlin die besten Konditionen. Die jährliche Leasingrate liegt bei 26.720,19 EUR brutto.

Die Eilentscheidung wurde aus folgenden Gründen notwendig:

-          Angebote für Leasingverträge ergeben bei kürzeren Bindefristen bessere Konditionen.

-          Die Lieferung der Hardwarekomponenten dieser Größenordnung dauert aus Erfahrung 4 bis 6 Wochen.

-          Die beauftragte Firma zur Installation veranschlagt 4 Wochen beginnend am 1.9.14, um mit Auslaufen des Leasing- und Wartungsvertrages am 30.9.14 die Umstellung beenden zu können.  Mit Projektbeginn muss die Hardware bereits geliefert sein.

Finanzielle Auswirkungen:

Jährliche Leasingrate: 26.720,19 Euro