Vorlage öffentlich - VO/12SV/2014-423

Der Hauptausschuss beschließt die überplanmäßige Auszahlung für das Produktsachkonto 11403.01900000-056 „Anzahlung auf immaterielle Vermögensgestände - Kauf EDV-Software für Verwaltung“ in Höhe von 31.000,- Euro für die Anschaffung einer neuen Lohn- und Gehaltssoftware.     

Sachverhalt:

Gemäß § 5 (3) Pkt. 2 der Hauptsatzung der Stadt Grevesmühlen trifft der Hauptausschuss Entscheidungen bei über- und außerplanmäßigen Aufwendungen oder Auszahlungen innerhalb einer Wertgrenze von 5.000 € bis 50.000 € je Fall.

Der Wartungs- und Supportvertrag, der derzeitig eingesetzten Software DLohn der Firma fidelis HR GmbH (ehemals TDS) wurde seitens fidelis HR mit Wirkung zum 31.12.2014 gekündigt. Dadurch ist eine Nutzung über den 31.12.2014 hinaus, aufgrund von fehlenden Updates (auch Gesetzes- und Tarifänderungen), nicht mehr möglich.

Ursprünglich ist man von einem Update auf eine neuere Version mit einem Haushaltsansatz von 15.000,-€ auf dem Konto 11403.56243000 „Unterhaltung Software, Updates“ und den Abschluss eines neuen Wartungsvertrages ausgegangen.

Im Verlauf der weiteren Planung und Gesprächen mit dem Software Hersteller stellte sich heraus, dass aufgrund des Alters der Software der Erwerb einer neuen Lizenz und die komplette Neuinstallation inkl. Datenübernahme notwendig sind.

Zum Erwerb der neuen Lizenz, der Installation, der Datenübernahme und dem neuen Wartungsvertrag wurden 2 Anbieter geladen, die ihr jeweiliges Produkt vorstellten und Angebote unterbreiteten. Aufgrund der Komplexität der Datenübernahme aus dem Altbestand kamen lediglich 2 Anbieter in Betracht.

Die Firma Pluspoint stellte sich hierbei als geeignetster und günstigster Anbieter heraus.

Die Gesamtkosten belaufen sich auf ca. 31.000,-€  

Finanzielle Auswirkungen:

Durch den Erwerb einer neuen Lizenz ist der Planansatz von 15.000,- € vom Konto 11403.56243000 auf das Konto 11403.01900000-056 zu übertragen.

Weitere 6.000,- werden von der ursprünglich geplanten Neuanschaffung der Zeiterfassungsoftware und der Neuanschaffung Bürgermonitor 1.300,- € verwendet, diese werden auf das Folgejahr verschoben.

2.200,-€ werden von der Lizenzverlängerung des Virenscanners verwendet, da hier mit niedrigeren Lizenzkosten zu rechnen ist.

Weiterhin werden vom Konto 11403.56243000 6.500,- € auf das Konto 11403.01900000-056 übertragen, da hier mit Kostenersparnissen im Bereich Softwareupdates und Support zu rechnen ist.