Vorlage öffentlich - VO/12SV/2014-408

Der Hauptausschuss beschließt die überplanmäßige Auszahlung für das Produktsachkonto 11403.09100000-002 „Kauf technische Ausstattung für das Rathaus“ in Höhe von 19.500 Euro für die Anschaffung einer neuen Konferenzanlage im Rathaussaal.

Sachverhalt:

Gemäß § 5 (3) Pkt. 2 der Hauptsatzung der Stadt Grevesmühlen trifft der Hauptausschuss Entscheidungen bei über- und außerplanmäßigen Aufwendungen oder Auszahlungen innerhalb einer Wertgrenze von 5.000 € bis 50.000 € je Fall.

Die im Rathaussaal u.a. für die dort stattfindenden Sitzungen der Stadtvertreter verwendete Konferenzanlage kann den heutigen Anforderungen nicht mehr gerecht werden.

Einige Sprechstellen sind bereits defekt. Die Aufzeichnung der Sitzungen erfolgt derzeitig über einen Laptop und der darauf installierten Software. Diese Art der Aufzeichnung ist zeitintensiv und nicht mehr angemessen, da ausschließlich für diesen Zweck ein Laptop vorgehalten werden muss. Die Bedienung der Aufzeichnung ist kompliziert und daher nur von wenigen Mitarbeitern möglich.
Die derzeitige Konferenzanlage ist kabelgebunden und schränkt dadurch die Verwendung bei Veranstaltungen erheblich ein, da eine Bestuhlung sich stets nach den Kabeln der Anlage richten muss.

Das neue System beinhaltet 19 Delegierten- und 1 Präsidenten-Sprechstelle, die Anbindung an die Soundanlage erfolgt per Funk, somit können die Sprechstellen frei im Raum gestellt werden.

Die Aufzeichnung erfolgt zukünftig direkt auf eine Speicherkarte und benötigt dazu keinen weiteren Laptop, diese Speicherkarte kann an dem jeweiligen Arbeitsplatz eingelesen und abgespielt werden.

Zusätzlich wird die Medieneinheit (CD-Spieler, USB-Anschluss, MP3-Wiedergabe) getauscht um neuere Medien entsprechend abspielen zu können.

Die Anschaffung der Konferenzanlage war bereits im Haushalt 2013 eingeplant, wurde aber nach 2014 verschoben, um weitere Angebote einholen zu können.

Die Angebote zeigen, dass der ursprüngliche Haushaltsansatz nicht zu halten ist.

Finanzielle Auswirkungen:

Im Haushalt 2014 stehen für dieses Projekt 8500,- € zur Verfügung.
Das günstigste Angebot mit den gestellten Anforderungen an die Konferenzanlage liegt bei 27.640,13€

Eine überplanmäßige Auszahlung i.H.v. 19.500,- € ist erforderlich.

Die Deckung der Auszahlung erfolgt aus dem Produktsachkonto 61101.401300000 „Gewerbesteuer“.