Vorlage öffentlich - VO/12SV/2011-088

Der Hauptausschuss beschließt eine außerplanmäßige Auszahlung in Höhe von 20.000,- EUR für die Anschaffung einer neuen Telefonanlage der nfon AG gemäß §5 Absatz 3.3 der Hauptsatzung.

Sachverhalt:

Problem:

-          Telefonische Erreichbarkeit der Stadt Grevesmühlen kann nicht mehr sichergestellt werden

-          Ständige Verbindungsabbrüche sowohl beim Telefonieren, als auch beim Faxen

-          Schlechte Sprachqualität

-          Faxe werden nicht vollständig übertragen (beim Senden und Empfangen)

-          Keine Weiterleitung von Extern auf Stadt möglich (z.B. bei Abwesenheit vom Archiv auf Zentrale)

-          bei Weiterleitung von Intern auf Extern wird eigene Rufnummer angezeigt (z.B. soll nach 5x Klingeln auf Handy weitergeleitet werden, dann sieht man im Handy die Nummer des weiterleitenden Telefons nicht die des Anrufenden, dadurch Rückruf nicht möglich)

-          Reparatur, Fehlersuche bisher ergebnislos und zu teuer

-          Kündigungen für den Wartungsvertrag mit Siemens und dem Providervertrag mit QSC müssen bis zum 30.9. beim jeweiligen Anbieter eingegangen sein (3 Monate Kündigungsfrist zum 31.12.11)

Derzeitige Anbindungen, Techniken:

-          Telefonprovider: QSC, Technik extern: VoIP

-          Internetanbindung: Ediscom

-          Telefonanlage: Wartungsvertrag mit Siemens AG

-          Switche (Verteilung im Haus): Wartungsvertrag Sohnix AG

-          Vermischung nach extern zwischen Internet und Telefon

-          Vermischung intern zwischen Daten und Telefon

-          Vermischung von IP- und Standardtelefonen intern: Telefone Rathaus Haus 1, Bibo, Museum IP; Telefone Rathaus Haus 2 Standard

-          Hoher Wartungsaufwand

-          Viele beteiligte Firmen, daher Fehlerzuweisung immer auf die jeweiligen anderen

Kosten:

-          Grundgebühr Telefonprovider QSC: 531,24€/jrl. inkl. MwSt.

-          Wartungsvertrag Telefonanlage mit Siemens: 2.785,03€/jrl. inkl. MwSt. + jeder Technikereinsatz vor Ort wird extra bezahlt

-          Gesprächskosten durchschnittl.: 3.180,-€/jrl. inkl. MwSt.

-          Gesamt durchschnittl.: 6.496,27€/jrl. inkl. MwSt.

1. Möglichkeit mit Telekom:

Vorteile:

-          Neue Telefonanlage inkl. Telefone, alle intern über VoIP (auch Bibo, Museum)

-          Technik nach extern: PMX-Anschluss (wie bis Ende 2010)

-          Trennung nach extern zwischen Internet (Ediscom) und Telefon (PMXer)

-          optional: intern neue Switche für Daten, derzeitige Switche nur für Telefon

Nachteile:

-          Telefonanlage im Haus

-          Stromkosten der Telefonanlage

-          Wartungsvertrag mit Telekom (feste Bindung)

-          Vertragslaufzeit: 60Monate

Kosten:

-          Einmalig: Anschaffung neue Telefonanlage + Telefone, Installation: 33.915,-€ inkl. MwSt.

-          Wartungsvertrag mit Telekom für Telefonanlage: 1.156,68€/jrl. inkl. MwSt.

-          mtl. Grundgebühr PMX-Anschluss:  ca. 3.600,-€/jrl. inkl. MwSt.

-          Gesprächskosten durchschnittl.: 2.400,-€/jrl. inkl. MwSt.

-          Gesamt durchschnittl.: 7.156,68€/jrl. inkl. MwSt.

2. Möglichkeit mit nfon AG:

Vorteile:

-          keine Telefonanlage im Haus mehr, Wartung der Anlage bei nfon

-          Überall im Haus, Museum, Bibliothek VoIP-Telefone

-          keine Wartungskosten, keine Stromkosten der Telefonanlage

-          Technologie zukunftssicherer

-          Eingehende Faxe per eMail (fax@grevesmuehlen.de) -> wichtig für DMS

-          gemeinsames Telefonbuch

-          jeder kann Rufnummern aus Outlook, usw. aufrufen

-          optional: Jeder kann von seinem Arbeitsplatz aus faxen, oder nur ausgewählte

-          optional: intern neue Switche für Daten, derzeitige Switche nur für Telefon

-          optional: Trennung Internet und Telefon - extra DSL-Anschluss für Telefon

-          Vertragslaufzeit: kündbar 30 Tage zum Monatsende

Kosten:

-          Einmalig: Anschaffung Telefone, Einrichtung: 16.146,87€ inkl. MwSt.

-          Grundgebühr Telefone/Fax: 3.851,75€/jrl. inkl. MwSt.

-          Gesprächskosten durchschnittl.: 2.640,-€/jrl. inkl. MwSt.

-          Gesamt: 6.491,75€/jrl. inkl. MwSt.

Empfehlung: Anschaffung nfon AG.

Finanzielle Auswirkungen:

Anschaffungskosten: Maximal 20.000,- EUR

Die Deckung erfolgt teilweise aus Einsparungen auf den Konten:

11403/56340000 Telefonkosten 3.000,- EUR

11403/56344 Wartung Telefonanlage 2.000,- EUR

11403/5621 Miete Kopierer 1.000,- EUR

11403/01900000 Projekt: 56 Kauf Software 900,- EUR

Die restliche Deckung von 13.100,- EUR erfolgt aus liquiden Mitteln.

In den Folgejahren reduziert sich der Wartungsaufwand und die Stromkosten.